Comment préparer votre VAE

Le CQP Assistant Médical est inscrit au RNCP depuis avril 2022 sous le N° RNCP 36358, à ce titre il est éligible à la VAE.

1) Les organismes partenaires pour la mise en place de la VAE

La CPNEFP des cabinets médicaux a sélectionné des organismes pour la mise en œuvre de la Validation des acquis de l’expérience (VAE) du CQP d’Assistant Médical à qui vous pourrez envoyer votre dossier de demande de recevabilité et auprès desquels vous pourrez vous informer de l’intégralité de la procédure jusqu’à la décision des jurys VAE. Voir la liste des partenaires.

 

2) Prérequis pour faire la VAE

Pour pouvoir entrer dans le dispositif de VAE il faut que vous puissiez justifier d'un an équivalent temps plein travaillé, soit 1607 heures, en lien avec les exigences du référentiel de la certification visée en tant que salarié et/ ou en tant que bénévole ou volontaire.

Vous ne pouvez déposer qu’une seule demande par certification et jusqu’à trois demandes pour des certifications différentes, au cours de la même année civile.

 

3) Préparation du dossier de recevabilité

Pour demander la recevabilité de votre dossier vous devez collecter les documents nécessaires pour constituer votre dossier.

Il s’agit :

a. Du CERFA 12-818-02, en cliquant sur le lien suivant : Formulaire cerfa-12818-02 - Demande recevabilité VAE (attention à bien compléter l’attestation sur l’honneur que vous y trouverez.)

b. Des preuves attestant de votre expérience d’au moins un an à temps plein en lien avec le CQP visé :

  • D’attestations d’employeurs mentionnant la/les mission(s) exercée(s) pour les emplois occupés ; signées par l’employeur,
  • D’attestations d’activité bénévole ou syndicale ou contrat de volontariat associatif contresignées par deux représentants de la structure.
  • De votre dernier bulletin de salaire justifiant l’emploi occupé en rapport avec le CQP visé.

c. De la photocopie du passeport ou de la carte nationale d’identité. Pour les étrangers, hors Union européenne : photocopie de la carte de séjour.

d. Des copies de vos diplômes obtenus

e. Des attestations de formations que vous avez suivies

f. De votre CV détaillé

g. Des frais de dossier de 80 euros réglés soit par chèque à l'ordre de l’organisme de formation qui instruit le dossier soit par virement en joignant un ordre de virement (rapprochez-vous de l’organisme pour connaître ses modalités de règlement). Notez que ce règlement est à la charge du candidat ou à celle de l’employeur.

 

4) Dépôt du dossier

Vous devez rassembler les pièces justificatives listées ci-dessus, les compléter et les adresser soit par un courrier recommandé avec Accusé Réception (AR) soit de façon dématérialisée par mail avec accusé réception à un organisme partenaire faisant partie de la liste indiquée sur le site.

 

5) Analyse de la recevabilité du dossier déposé

L’organisme auprès duquel vous aurez déposé votre dossier va procéder à l’analyse de celui-ci et pourra vous proposer soit un entretien téléphonique, soit en présentiel ou en visio en complément.

Sous réserve que le dossier soit complet et conforme aux critères de recevabilité, le certificateur, l’Association des CQP des cabinets médicaux (ACQPCM) prononcera la recevabilité.

 

6) La recevabilité

Vous serez alors destinataire :

  • d’une décision de recevabilité adressée par l’organisme certificateur. Ensuite, l’organisme de formation vous adressera le dossier à compléter appelé “livret 2”;
  • d’une décision de non-recevabilité adressée par l’organisme certificateur. Vous pourrez ensuite vous rapprocher de l’organisme de formation pour des préconisations éventuelles.

La décision du certificateur vous sera envoyée par mail, au plus tard 2 mois après la réception de votre dossier par l’organisme de formation.  L'absence de réponse au terme des deux mois vaut décision d'acceptation.

En cas de décision favorable, l’organisme de formation vous transmet les éléments relatifs à la procédure de dépôt du dossier VAE et au déroulement du passage devant le jury VAE. Pour toute question l’organisme de formation est votre interlocuteur.

Le cas échéant, l’organisme prendra contact avec vous pour établir un premier diagnostic et identifier des blocs de compétences éventuellement manquants. L’organisme pourra émettre des préconisations et vous orienter ainsi dans le travail de rédaction de votre dossier VAE.

 

Durée de la recevabilité

Elle est de 2 ans à partir de la date de décision de recevabilité donnant réponse. En cas de non-réponse au bout de deux mois suivant votre dépôt de dossier, elle sera d’un an et deux mois à partir de la date de réception de votre demande par l'organisme de formation.

 

7) Mise en oeuvre de votre VAE

Une fois la décision de recevabilité obtenue, vous êtes libre de vous engager dans la VAE ou pas. Cela reste votre décision.

Constitution du dossier VAE du candidat

  • A la réception du dossier VAE “ livret 2”, vous devez préparer sa rédaction. Le délai préconisé pour compléter votre livret est de 9 à 12 mois. Télécharger le livret 2
  • Vous pouvez être accompagné ou pas en fonction de votre souhait. L’accompagnement est optionnel et confidentiel. Il peut être pris en charge financièrement par l’OPCO EP. Un financement est possible avec le CPF ou les Transitions pro, si le candidat ne souhaite pas informer son employeur. Des organismes de formation accompagnent les candidats qui le souhaitent. L’organisme que vous aurez choisi pour déposer votre dossier peut vous accompagner.

 

8) Transmission du dossier VAE

Une fois votre “livret 2” finalisé vous devez l'envoyer à l'organisme de formation auprès duquel vous avez déposé votre demande de recevabilité. Cet envoi doit être fait soit par lettre recommandée avec AR et/ou de manière dématérialisée par email avec accusé réception.

L'envoi doit se produire au plus tard un mois avant la tenue du jury VAE que l’organisme de formation aura planifié, sinon vous passerez à la session suivante.

Votre envoi doit être accompagné du règlement de 780 € pour passage en jury. Soit par chèque à l'ordre de l’organisme de formation qui instruit le dossier soit par virement en joignant un ordre de virement (rapprochez-vous de l’organisme pour connaître ses modalités de règlement). Ce règlement est à la charge du candidat, votre employeur peut aussi le prendre en charge...

Le calendrier des dates de jury d’évaluation sont gérées par l’organisme partenaire en coordination avec le calendrier des jurys de certifications de la branche.

 

9) Évaluation du dossier VAE du candidat et entretien avec le jury VAE

  • Votre dossier VAE est transmis par l’organisme de formation aux membres du jury VAE avec des grilles d’évaluation.
  • Le jury VAE complète la grille d’évaluation et prépare les questions à vous poser afin de clarifier, lever les ambiguïtés ou lacunes de votre dossier.
  • La décision du jury VAE s'appuie sur votre dossier et sur l'entretien avec vous.
  • L’entretien est obligatoire. Il peut se dérouler en présentiel ou à distance. Dans les deux cas il se déroule dans les locaux de l’organisme de formation qui en assure l’organisation matérielle.
  • L’entretien se décompose en 15 minutes de présentation par le candidat puis 30 minutes d’échange avec le jury.
  • L’objectif de l’entretien est de valider vos compétences au regard du référentiel de certification : en posant des questions sur votre expérience là où notamment les compétences ne sont pas explicitées.

 

10) Délibération des jurys et délivrance du CQP

La CPNEFP de la branche des cabinets médicaux organisme certificateur, se réunit au moins six fois par an pour assurer les jurys de certification :

L’organisme de formation transmet votre dossier VAE, évalué par le jury VAE, pour étude au jury de certification.

Après étude de votre dossier par le jury de certification, il signe le PV de délibération finale.

L'édition et l’envoi du parchemin est effectué via l’outil informatique du certificateur à l’organisme de formation qui est en charge de vous le remettre.

 

11) Candidats en situation de handicap

Si vous êtes une personne en situation de handicap, vous pouvez formuler une demande d’aménagement des épreuves accompagnée d’un avis médical ; ainsi ces dernières seront adaptées conformément à la réglementation en vigueur.